La protection des renseignements personnels de nos clients et de nos employés est l’une de nos grandes priorités chez McLean Budden Limitée (MB). Nous vous donnons ici un aperçu de nos dix principes à cet égard. Espérant que ces principes satisferont à vos exigences, nous vous assurons que les renseignements que vous nous confiez seront traités en toute confidentialité. Nos dix principes ont été élaborés à partir des valeurs définies par l’Association canadienne de normalisation, dans son Code type sur la protection des renseignements personnels, et par la Loi canadienne sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

MB peut transmettre des renseignements personnels à nos spécialistes du traitement des données, ainsi qu’à nos dépositaires et fiduciaires pour les besoins de certains services à fournir à nos clients, comme la production des rapports trimestriels, des relevés de compte et des relevés d’impôt. À cette fin, MB ne transmet à un tiers que les renseignements indispensables à l’accomplissement de sa tâche.

1. Obligation de résultat
MB a la responsabilité de protéger et de garder en lieu sûr les renseignements qu’elle recueille et utilise à votre sujet. Si vous entretenez des inquiétudes sur l’obligation de résultat de MB à cet égard, communiquez avec nous; nous vous mettrons en contact avec la personne chargée d’assurer la conformité avec nos dix principes sur la protection des renseignements personnels.

2. Identification des motifs
Le motif pour lequel nous recueillons vos renseignements personnels est identifié par MB ou par l’un de ses employés au moment de la collecte ou avant. Seuls les renseignements nécessaires aux activités de MB sont recueillis.

3. Consentement
Avant que MB ne recueille, n’utilise ou ne divulgue de renseignements personnels vous concernant, nous vous informons, oralement ou par écrit, du motif pour lequel nous recueillons, utilisons ou divulguons les renseignements en question. MB obtient toujours votre consentement avant d’utiliser ou de divulguer les renseignements qui vous concernent, à l’exception de ceux recueillis, utilisés ou divulgués parce que la loi l’exige ou pour des raisons de sécurité.

4. Limite liée à la collecte des renseignements
Seuls les renseignements nécessaires aux activités de MB peuvent vous être demandés. Lorsque nous avons besoin de renseignements personnels, nous devons les obtenir directement de vous. Au besoin, seules les sources fiables et de bonne réputation sont utilisées pour suppléer aux renseignements.

5. Limite dans l’utilisation, la divulgation et l’archivage des renseignements
Les renseignements personnels vous concernant ne sont ni utilisés ni divulgués pour des besoins autres que ceux pour lesquels ils sont recueillis, sauf si vous nous donnez votre consentement ou si la loi l’exige. La période durant laquelle nous gardons vos renseignements personnels peut varier suivant le produit ou le service que nous vous fournissons et la nature des renseignements. MB ne garde dans ses dossiers que les renseignements personnels qui lui sont nécessaires pour les besoins définis ou que la loi exige. Les renseignements qui ne sont plus nécessaires sont détruits.

MB ne recueille pas de renseignements sur les personnes qui se contentent de visiter son site Web. Elle n’en recueille que si le visiteur ou la visiteuse demande qu’on lui envoie de la documentation par la poste. Les renseignements fournis par le client éventuel ne serviront qu’à répondre à sa demande. Le site Web de MB contient des liens à d’autres sites. Si vous cliquez sur l’un d’eux et entrez dans le site, MB ne peut être tenue responsable de tout renseignement personnel que vous auriez pu livrer pour y avoir accès.

6. Exactitude
MB garde les renseignements personnels les plus exacts, les plus complets et les plus récents qu’elle juge nécessaires pour les besoins auxquels ils servent.

7. Mesures de protection
MB est aussi préoccupée par la protection de vos renseignements personnels que vous l’êtes. Nous avons pris toutes les mesures utiles et avons institué les contrôles voulus pour assurer leur confidentialité. Ces mesures comportent un accès restreint à nos bureaux et à nos archives, ainsi que l’utilisation de mots de passe et du chiffrement des données pour les activités en ligne. L’accès à vos renseignements personnels est limité aux employés qui ont des motifs légitimes de les connaître.

8. Transparence
MB met à votre disposition, dès que vous le demandez, l’information concernant les politiques et pratiques s’appliquant à la gestion de vos renseignements personnels.

9. Accès individuel
Dès que vous le demandez, nous vous informons de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels, et nous vous en donnons l’accès. Vous pouvez vérifier l’exactitude et le caractère exhaustif des renseignements, et pouvez demander que des modifications soient apportées au besoin.

10. Problèmes liés à la conformité
MB a nommé un directeur de la protection des renseignements personnels qui s’occupe de tout ce domaine. Si vous avez des questions à poser ou des préoccupations à soulever au sujet de notre politique en matière de protection des renseignements personnels et des enjeux liés à la confidentialité ou à d’autres aspects soulevés ici, vous pouvez communiquer avec nous par la poste à l’adresse suivante :

McLean Budden Limitée
145 King Street West, Suite 2525
Toronto, Ontario
M5H 1J8